従業員管理について
従業員情報の登録・編集が行えます。
また、登録済みの従業員へ、メンタルヘルス診断を行う際の「利用登録」リクエストを送信したり、登録状況を確認できます。
画面名称
① 従業員検索
表示したい従業員の条件を選択し、「検索」ボタンをクリックすると、従業員一覧へ条件に合った従業員が表示されます。
② 従業員追加ボタン
クリックすると、従業員追加画面が表示されます。
③ 利用登録リクエスト
おりこうブログHRを利用するための登録フォームを、従業員へ送信できます。
④ 従業員一覧
登録している従業員が表示されます。
⑤CSVエクスポート/CSVインポート
従業員情報をCSVデータで登録したり、ダウンロードできます。
従業員を追加・編集する
サイドメニューの「従業員管理」をクリックし、「従業員管理」画面を表示してください。
①「従業員を追加」ボタン をクリックすると、従業員追加画面が表示されます。
既存の従業員情報を変更したい場合は、従業員リストの ②「編集」ボタン をクリックしてください。
従業員情報の入力画面が表示されます。
従業員情報の入力画面では 基本情報、住所・連絡先、従業員情報、HRユーザー設定、外部ツールユーザー設定 が入力できます。
上記の情報は左側のメニューをクリックすると表示できます。
入力完了後、右上の「保存」ボタンをクリックします。
*HRユーザー設定の「システム管理者」にチェックを入れると、すべての機能を使用できます
充分に確認した上で設定を行ってください
*HRユーザー設定の「安全運転管理者」にチェックを入れると、従業員のアルコールチェック結果を閲覧・編集することができます。
*従業員は、20名まで追加できます（退社済みの従業員を除く）
外部ツールユーザー設定（外部アプリケーションの使用権限の設定）について
左側のメニューから、①「外部ツールユーザー設定」をクリックしてください。
設定項目が表示されます。
ユーザー権限を設定できる ②外部ツール名 のリストが表示されます。
リスト右側の③権限 にチェックすると、選択した機能を利用できます。
選択した外部ツールは、通常画面右上の「アプリケーション一覧」に表示され、管理画面へ移動できます。
従業員を「退社」状態にする
従業員の編集画面で、従業員情報 >「退職日」に日付を入力すると、入力した日付から「退職済み」の従業員として登録されます。
退職済みの従業員は、従業員一覧画面でも「退職済み」と表示され、退職日以降は部署別メンタルヘルス分析には反映されません。
※「退職日」当日までは在籍中の従業員となり、翌日以降「退職済み」となります
在籍した期間の、部署別メンタルヘルス分析・メンタルヘルス診断は反映されます
従業員に「利用登録リクエスト」を送信する
サイドメニューの「従業員管理」をクリックし、
「従業員管理」画面を表示してください。
「利用登録リクエスト」ボタン をクリックすると、
利用登録リクエスト画面が表示されます。
利用登録リクエスト画面では、登録済みの従業員一覧が表示されます。
従業員一覧で、所属部署名、氏名、リクエスト状況を確認できます。
リクエストを選択したい従業員リストを ①選択 にチェックし、②「利用登録リクエストを送信」ボタンをクリックするとリクエストが完了です。
- 従業員の選択
リストの左側にあるチェックボックスもしくは、リスト上部の「すべて選択」ボタンをクリックすると、従業員を選択できます。
- リクエスト状況
現在利用登録リクエストを送信しているユーザーには「リクエスト中」と表示されます。
- 利用登録状況
利用登録リクエスト後、利用登録が完了したユーザーは「登録済み」、完了していないユーザーは「未登録」と表示されます。
また、未登録のユーザーは「登録済みに変更する」をクリックすることで利用登録をスキップできます。
従業員情報をCSVエクスポート（CSVファイル）で取得する
①「CSVエクスポート」ボタンをクリックします。
CSVエクスポート画面が表示されます。
エクスポートに含めたい、②出力条件を選択し、③「適用」ボタンをクリックすると、 ④エクスポートするデータが表示されます。
右上の⑤「エクスポートする」ボタンをクリックしてください。
自身のデスクトップ（PC）へCSVファイルをダウンロードし、保存されます。
エクスポート時の注意事項
- データサイズが大きくなると、ダウンロードに数秒かかる場合がございます。
- 期間や従業員または出力条件を多く選択することで、データサイズが大きくなる可能性があります。
- CSVをExcelで読み込んだ際に、Excel側の判別でセルの表示形式を「標準」にしてしまうことで、先頭の0が消える（0落ちする）場合がございます。 以下の対処方法をお試し下さい。
- 空のExcelを開く
- 上部メニューの 「データ」>「テキストデータの取り込み」（外部データの取り込み欄）をクリックしてください。
- エクスポートしたCSVデータをインポートしてください。
- テキストウィザードが立ち上がります。
- 「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「区切り文字」で「カンマ」にチェックをいれて、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「データのプレビュー」で文字列にしたい列を、「列のデータ形式」では「文字列」をそれぞれ選択してください。
対象の列全てで「文字列」を指定したら「完了」ボタンをクリックします。 - 「データの取り込み」が表示されるので「既存のワークシート」で =$A$1 を選択して「OK」ボタンをクリックします。
以上で完了です。
従業員情報をCSVインポートで登録する
①「CSVインポート」ボタンをクリックします。
CSVインポート画面が表示されます。
②「ファイルを選択」ボタンをクリックし、エクスポートされたCSVデータを選択してください。
選択後、③「確認」ボタン をクリックしてください。
インポートしたデータが読み込まれ、④インポート内容が表示されます。
内容を確認し、問題がなければ
右上の⑤「インポートする」ボタンをクリックしてください。
インポート後、画面を閉じてください。インポートしたデータが正常に表示されていれば完了です。
インポート時の注意事項
- 所属部署は、インポート時に反映されません。所属部署等の変更は、別途「部署管理」で行ってください。
- インポート時にIDが重複した場合、意図せず変更されてしまうことがあるため、従業員情報の編集を行う場合は同システムよりエクスポートしたCSVをご利用ください。
- 新規で追加したい場合は、画面上の「*インポート用のフォーマットのダウンロードはこちら」からダウンロードしたフォーマットへ従業員情報を入力し、インポートしてください。
※ ID列は空欄にし、氏名・ログインID、ログインパスワードの項目が必須になります。
- インポート時、通常従業員を追加するサイト同様の項目と同じバリデーション（入力必須/形式の制限）がかかるようになっています。
- データサイズが大きくなると、インポートに数秒かかる場合がございます。
