従業員管理について
従業員情報の登録・編集が行えます。
また、登録済みの従業員へ、メンタルヘルス診断を行う際の「利用登録」リクエストを送信したり、登録状況を確認できます。
従業員一覧を表示する
「従業員の追加」、「利用登録リクエスト」の送信のほか、従業員情報の編集や削除、退職の設定などの編集が行えます。
①絞り込み検索 から確認したい従業員に関する条件を選択し、「検索」ボタンをクリックすると、 ②従業員一覧 が表示されます。
また、従業員情報は③「CSVエクスポート」「CSVインポート」ボタンから情報の登録やダウンロードが行えます。
従業員を追加・編集する
従業員を新規追加する
「従業員追加」ボタンをクリックすると、従業員情報の入力画面が表示されます。
従業員情報の入力画面で 基本情報、住所・連絡先、従業員情報、HRユーザー設定 を入力します。
入力完了後、右上の「保存」ボタンをクリックします。
*HRユーザー設定の「システム管理者として設定する」にチェックを入れると、すべての機能を使用できます
充分に確認した上で設定を行ってください
*HRユーザー設定の「安全運転管理者」にチェックを入れると、従業員のアルコールチェック結果を編集することができます。
*従業員は、20名まで追加できます（退社済みの従業員を除く）
従業員情報を編集・削除する
①「編集」ボタンをクリックすると、従業員詳細画面が表示されます。
*従業員新規追加時の入力画面と同様になります
②「削除」ボタンをクリックすると、従業員情報を削除します。
従業員を「退社」状態にする
従業員の詳細画面で、「退職日」に日付を入力すると、入力した日付から「退職済み」の従業員として登録されます。
退職済みの従業員は、従業員一覧画面でも「退職済み」と表示され、退職日以降は部署別メンタルヘルス分析には反映されません。
※「退職日」当日までは在籍中の従業員となり、翌日以降「退職済み」となります
在籍した期間の、部署別メンタルヘルス分析・メンタルヘルス診断は反映されます
従業員に「利用登録リクエスト」を送信する
「利用登録リクエスト」ボタンをクリックすると、利用登録リクエストの選択・送信画面が表示されます。
①所属部署、従業員氏名、利用登録の有無 などの検索項目を選択し、②従業員一覧を表示します。
従業員一覧では、所属部署名、氏名、リクエスト状況のほか、③従業員の選択、④リクエスト状況、⑤利用登録状況 の操作・確認が行えます。
③従業員の選択
リストの左側にあるチェックボックスもしくは、リスト上部の「すべて選択」ボタンをクリックすると、従業員を選択できます。
④リクエスト状況
現在利用登録リクエストを送信しているユーザーには「リクエスト中」と表示されます。
⑤利用登録状況
利用登録リクエスト後、利用登録が完了したユーザーは「登録済み」、完了していないユーザーは「未登録」と表示されます。
また、未登録のユーザーは「登録済みに変更する」をクリックすることで利用登録をスキップできます。
右上の「リクエスト送信」をクリックすると、利用登録リクエストが登録した従業員のメールアドレスへ、送信されます。
従業員情報をCSVエクスポート（CSVファイル）で取得する
①「CSVエクスポート」ボタンをクリックします。
CSVエクスポート画面が表示されます。
エクスポートに含めたい、②出力条件を選択し、③「適用」ボタンをクリックすると、 ④エクスポートするデータが表示されます。
右上の⑤「エクスポートする」ボタンをクリックしてください。
自身のデスクトップ（PC）へCSVファイルをダウンロードし、保存されます。
エクスポート時の注意事項
- データサイズが大きくなると、ダウンロードに数秒かかる場合がございます。
- 期間や従業員または出力条件を多く選択することで、データサイズが大きくなる可能性があります。
- CSVをExcelで読み込んだ際に、Excel側の判別でセルの表示形式を「標準」にしてしまうことで、先頭の0が消える（0落ちする）場合がございます。 以下の対処方法をお試し下さい。
- 空のExcelを開く
- 上部メニューの 「データ」>「テキストデータの取り込み」（外部データの取り込み欄）をクリックしてください。
- エクスポートしたCSVデータをインポートしてください。
- テキストウィザードが立ち上がります。
- 「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「区切り文字」で「カンマ」にチェックをいれて、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「データのプレビュー」で文字列にしたい列を、「列のデータ形式」では「文字列」をそれぞれ選択してください。
対象の列全てで「文字列」を指定したら「完了」ボタンをクリックします。 - 「データの取り込み」が表示されるので「既存のワークシート」で =$A$1 を選択して「OK」ボタンをクリックします。
以上で完了です。
従業員情報をCSVインポートで登録する
①「CSVインポート」ボタンをクリックします。
CSVインポート画面が表示されます。
②「ファイルを選択」ボタンをクリックし、エクスポートされたCSVデータを選択してください。
選択後、③「確認」ボタン をクリックしてください。
インポートしたデータが読み込まれ、④インポート内容が表示されます。
内容を確認し、問題がなければ
右上の⑤「インポートする」ボタンをクリックしてください。
インポート後、画面を閉じてください。インポートしたデータが正常に表示されていれば完了です。
インポート時の注意事項
- 所属部署は、インポート時に反映されません。所属部署等の変更は、別途「部署管理」で行ってください。
- インポート時にIDが重複した場合、意図せず変更されてしまうことがあるため、従業員情報の編集を行う場合は同システムよりエクスポートしたCSVをご利用ください。
- 新規で追加したい場合は、画面上の「*インポート用のフォーマットのダウンロードはこちら」からダウンロードしたフォーマットへ従業員情報を入力し、インポートしてください。
※ ID列は空欄にし、氏名・ログインID、ログインパスワードの項目が必須になります。
- インポート時、通常従業員を追加するサイト同様の項目と同じバリデーション（入力必須/形式の制限）がかかるようになっています。
- データサイズが大きくなると、インポートに数秒かかる場合がございます。
