連休を心置きなく休むために休暇前にチェックすること

夏季休暇や年末年始休暇をとる企業が多くあります。
また、近年、政府推奨の「休み方改革」により、他とは違うタイミングで長期休暇を取得されるケースも増えてくるでしょう。
 
しかし、企業自体はお休みしていても、ホームページは稼働しています
 
「ホームページから問い合わせたのに返事がない」
「気になるお店だから行ってみたのに休みだった」
など、お客さまががっかりされることがないよう、事前に準備しておきましょう。
 
また、休暇明け、メール受信のトラブルが発生しないようにメールソフトの設定も調整しておくとトラブル回避に繋げることができますので、是非とも参考にしてください。

【1】休暇のお知らせを掲載しましょう

休暇のご案内(例)
トピックス(新着情報)など目立ちやすい箇所へ、企業全体がお休みをする旨を掲載します。
 
・休む期間(●月●日~■月■日)
・お問い合わせへの対応(メールへの返信は休み明け順次対応 等)
・ショッピングサイトとして運営されている場合、申し込み分をいつ対応・発送するか等目安を記載
 

【2】「サーバーにメッセージのコピーを置く」設定確認をしましょう

同じメールアドレスを2台以上で使用されている場合、基本的に『メールソフトで「サーバーにメッセージのコピーを置く」設定』を、さらに、利用サーバの使用容量への負荷を軽減するために「サーバから削除する日数」を指定して運用されていると思います。
 
連休が長い場合に起こる問題として、「サーバから削除する日数」が短く、連休明けにメール受信ができなかったという問題が起こったりします。
 
具体例)10連休の場合
サーバへメールを残す設定を「全員が8日」に設定していたとします。
休み明けの最初の受信者は休み期間中のメール全てをダウンロードできますが、受信したタイミングで「9日以上前のメールはサーバから削除」されています。
このため、2人目以降の受信者は、今日から8日前までのメールはダウンロードできますが、休み開始2日分のメールはサーバに残っていないので受け取ることができません。
 
こちらの対策として、「サーバから削除する日数」を伸ばして対応することをおすすめ致します。設定方法は以下よりご確認をお願いします。
例)Outlook2016 サーバへメールを残す設定画面
 
以下のQ&Aを参考にご設定をお願いします。
 不明な点は、お気軽にお問い合わせください
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