自動返信メールを活用しよう

こんにちは、カスタマーセンターの大久保です。
 
今回は、おりこうブログDSの自動返信メール機能の活用方法についてお伝えいたします。
 
自動返信メールとは、申し込みフォームなどのフォームから送信を行った時に、自動的にメールが返信される機能のことです。
 
自動返信機能がないと、問合せの通知に対して手動で返信しなくてはならないため、タイムラグがあったり、届いたのか届いていないのか分からず、相手が不安になるなどスムーズなやりとりができなくなってしまいます。
 
自動返信メールを利用することで、お問い合わせ頂いた方へ安心感、信頼感を与えることができます。
 

自動返信メールのポイント

自動返信を利用したい場合は相手の入力内容をそのまま表示させるようにするのでなく、
・メールを受信した旨
・担当から折り返しどのくらいで返事するのかの記載
・万が一折り返しがない場合の連絡先、対処法
を記載するのが良いでしょう。
 
以下の例文を参考にしてみてください。
 
<文章例>

ヘッダー文章

<文章例>
◇ご注意◇━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
このメールはお問い合わせフォームよりお問い合わせいただいた方へ自動送信しております。
お急ぎの場合はお電話(00-0000-0000、受付時間:平日9時〜18時)にてお問い合わせください。
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
以下の内容でお問い合わせを受け付けいたしました。
改めて、担当より連絡をさせていただきます。
 

フッター文章

※本メールを受信された日より、3営業日を過ぎても担当より連絡がない場合は、大変お手数ではございますが、下記記載の担当窓口へ直接ご連絡くださいますようお願い申し上げます。
※このメールにお心あたりのない場合は、誠に恐れ入りますが、下記お問い合わせ先へご連絡いただけますようお願いいたします。
■━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
株式会社○○
△△部(部署名など)
電話番号:00-0000-0000(受付時間:平日9時〜18時)
メールアドレス:otoiawase@xx.co.jp
ホームページ:○○@xx.co.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━■
 
※こちらは例文ですので、必要に応じて書き換えてご利用ください

おりこうブログDSで自動返信を設定しましょう

おりこうブログDSでは、【自動返信機能】を標準搭載しております。
上記「自動返信メールのポイント」で記載している文章例をもとに作成してみましょう。
※クリックして拡大
送信者名差出人のお名前は【ホームページより】ではなく、【店名や会社名】にしましょう
件名【お問い合わせ】もしくは【応募およびお問い合わせ】等用途に応じて編集しましょう
ヘッダー文章受付完了のご案内を入力しましょう
フッター文章万が一折り返しがない場合の連絡先、対処法や署名を入力しましょう
 

まとめ

サイトや会社の信頼度アップのためにも、ぜひ、今回ご紹介した自動返信メールの例文を参考にしていただきながら、オリジナルの自動返信メールを作成しておきましょう。
 
自動返信した後のお客様対応については過去の掲載記事をご参考ください。