従業員管理について
従業員情報の登録・編集が行えます。
また、登録済みの従業員へ、勤怠打刻を行う際の「利用登録」リクエストを送信したり、登録状況を確認できます。
従業員一覧を表示する
「従業員の追加」、「利用登録リクエスト」の送信のほか、従業員情報の編集や削除、退職の設定などの編集が行えます。
①絞り込み検索 から確認したい従業員に関する条件を選択し、「検索」ボタンをクリックすると、 ②従業員一覧 が表示されます。
また、従業員情報は③「CSVエクスポート」「CSVインポート」ボタンから情報の登録やダウンロードが行えます。
従業員を追加・編集する
従業員を新規追加する
「従業員追加」ボタンをクリックすると、従業員情報の入力画面が表示されます。
従業員情報の入力画面で 基本情報、住所・連絡先、従業員情報、HRユーザー設定 を入力します。
入力完了後、右上の「保存」ボタンをクリックします。
*HRユーザー設定の「システム管理者として設定する」にチェックを入れると、すべての機能を使用できます
充分に確認した上で設定を行ってください
*HRユーザー設定の「安全運転管理者」にチェックを入れると、従業員のアルコールチェック結果を編集することができます。
*従業員は、20名まで追加できます（退社済みの従業員を除く）
従業員情報を編集・削除する
①「編集」ボタンをクリックすると、従業員詳細画面が表示されます。
*従業員新規追加時の入力画面と同様になります
②「削除」ボタンをクリックすると、従業員情報を削除します。
従業員を「退社」状態にする
従業員の詳細画面で、「退職日」に日付を入力すると、入力した日付から「退職済み」の従業員として登録されます。
退職済みの従業員は、従業員一覧画面でも「退職済み」と表示され、退職日以降は部署別メンタルヘルス分析や打刻管理には反映されません。
※「退職日」当日までは在籍中の従業員となり、翌日以降「退職済み」となります
在籍した期間の、部署別メンタルヘルス分析・打刻管理画面は反映されます
従業員に「利用登録リクエスト」を送信する
「利用登録リクエスト」ボタンをクリックすると、利用登録リクエストの選択・送信画面が表示されます。
①所属部署、従業員氏名、利用登録の有無 などの検索項目を選択し、②従業員一覧を表示します。
従業員一覧では、所属部署名、氏名、リクエスト状況のほか、③従業員の選択、④リクエスト状況、⑤利用登録状況 の操作・確認が行えます。
③従業員の選択
リストの左側にあるチェックボックスもしくは、リスト上部の「すべて選択」ボタンをクリックすると、従業員を選択できます。
④リクエスト状況
現在利用登録リクエストを送信しているユーザーには「リクエスト中」と表示されます。
⑤利用登録状況
利用登録リクエスト後、利用登録が完了したユーザーは「登録済み」、完了していないユーザーは「未登録」と表示されます。
また、未登録のユーザーは「登録済みに変更する」をクリックすることで利用登録をスキップできます。
右上の「リクエスト送信」をクリックすると、利用登録リクエストが登録した従業員のメールアドレスへ、送信されます。
従業員情報をCSVエクスポート（CSVファイル）で取得する
①「CSVエクスポート」ボタンをクリックします。
CSVエクスポート画面が表示されます。
エクスポートに含めたい、②出力条件を選択し、③「適用」ボタンをクリックすると、 ④エクスポートするデータが表示されます。
右上の⑤「エクスポートする」ボタンをクリックしてください。
自身のデスクトップ（PC）へCSVファイルをダウンロードし、保存されます。
エクスポート時の注意事項
- データサイズが大きくなると、ダウンロードに数秒かかる場合がございます。
- 期間や従業員または出力条件を多く選択することで、データサイズが大きくなる可能性があります。
- CSVをExcelで読み込んだ際に、Excel側の判別でセルの表示形式を「標準」にしてしまうことで、先頭の0が消える（0落ちする）場合がございます。 以下の対処方法をお試し下さい。
- 空のExcelを開く
- 上部メニューの 「データ」>「テキストデータの取り込み」（外部データの取り込み欄）をクリックしてください。
- エクスポートしたCSVデータをインポートしてください。
- テキストウィザードが立ち上がります。
- 「カンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ」を選択し、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「区切り文字」で「カンマ」にチェックをいれて、「次へ」ボタンをクリックします。
- 「データのプレビュー」で文字列にしたい列を、「列のデータ形式」では「文字列」をそれぞれ選択してください。
対象の列全てで「文字列」を指定したら「完了」ボタンをクリックします。 - 「データの取り込み」が表示されるので「既存のワークシート」で =$A$1 を選択して「OK」ボタンをクリックします。
以上で完了です。
従業員情報をCSVインポートで登録する
①「CSVインポート」ボタンをクリックします。
CSVインポート画面が表示されます。
②「ファイルを選択」ボタンをクリックし、CSVデータを選択してください。
選択後、③「確認」ボタン をクリックしてください。
インポートしたデータが読み込まれ、④インポート内容が表示されます。
内容を確認し、問題がなければ
右上の⑤「インポートする」ボタンをクリックしてください。
インポート後、画面を閉じてください。インポートしたデータが正常に表示されていれば完了です。
インポート時の注意事項
- 所属部署は、インポート時に反映されません。所属部署等の変更は、別途「部署管理」で行ってください。
- インポート時にIDが重複した場合、意図せず変更されてしまうことがあるため、従業員情報の編集を行う場合は同システムよりエクスポートしたCSVをご利用ください。
- 新規で追加したい場合は、画面上の「*インポート用のフォーマットのダウンロードはこちら」からダウンロードしたフォーマットへ従業員情報を入力し、インポートしてください。
※ ID列は空欄にし、氏名・ログインID、ログインパスワードの項目が必須になります。
- インポート時、通常従業員を追加するサイト同様の項目と同じバリデーション（入力必須/形式の制限）がかかるようになっています。
- データサイズが大きくなると、インポートに数秒かかる場合がございます。
